AO/IC – Inkoopfacturen
Een goed ingerichte Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC) is een voorwaarde voor een betrouwbare financiële administratie. AO/IC rondom inkoopfacturen vraagt om concrete afspraken, vastgelegde verantwoordelijkheden en slimme inzet van systemen. Door precies vast te leggen wie wat doet, in welk systeem, met welke bevoegdheid en met welke controlepunten, beheerst een organisatie haar verplichtingen én waarborgt ze een zuivere financiële verslaglegging.
Dit artikel beschrijft het proces van factuurverwerking met duidelijke toewijzing van verantwoordelijkheden, concrete systeemhandelingen, functiescheiding en controlepunten voor autorisatie.
Procesbeschrijving Inkoopfacturen
Iedere organisatie is anders. We geven hier een voorbeeld van een procesbeschrijving over hoe de ao/ic bij een zorgorganisatie georganiseerd kan zijn.
Ontvangst en eerste registratie
- Medewerker Crediteurenadministratie ontvangt alle inkoopfacturen via het centrale e-mailadres.
- Het centrale e-mailadres is door middel van een forward direct gekoppeld aan de financiële administratie
- Vanuit de factureninbox in de financiële administratie registreert de medewerker crediteurenadministratie elke factuur. Hierbij controleert hij/zij minimaal de volgende velden:
- Factuurnummer
- Factuurdatum
- Leveranciersnaam (selectie uit bestaande crediteurenlijst)
- Bedrag exclusief en inclusief btw
- Eventuele inkoopordernummer of projectnummer (indien vermeld)
- Bankrekeningnummer crediteur
Matching met inkooporder of verplichting
- Medewerker Inkoop controleert in het inkoopsysteem of er een bijbehorende inkooporder is aangemaakt.
- Bij aanwezigheid van een inkooporder vergelijkt de medewerker de factuurregels met:
- De aantallen en prijzen in de inkooporder
- De ontvangstregistratie van goederen of diensten (bijv. via digitale afleverbon in het systeem)
- De medewerker voert de 3 way match-status handmatig in op het digitale factuurformulier in het systeem, met een vinkje voor “overeenkomend met inkooporder”.
Inhoudelijke autorisatie
- Budgethouder of afdelingsmanager ontvangt automatisch een notificatie via het factuurverwerkingssysteem dat een factuur ter beoordeling klaarstaat.
- De budgethouder logt in en controleert:
- Of de prestatie daadwerkelijk geleverd is
- Of het bedrag klopt met de overeenkomst of offerte
- Of het bankrekeningnummer op de factuur overeenkomt met het bankrekeningnummer in het contract / de opdrachtbevestiging / de crediteurenstamgegevens.
- Na inhoudelijke controle selecteert de budgethouder in het systeem een dropdown-veld met “Goedgekeurd” of “Afgekeurd” en voegt eventueel een toelichting toe in het opmerkingenveld.
- Het systeem slaat automatisch de naam, datum en tijdstip van de autorisatie op in het logboek.
Administratieve verwerking
- Medewerker Crediteurenadministratie ontvangt geautoriseerde facturen in de module “Goedgekeurde facturen”.
- De medewerker controleert in het systeem:
- Grootboekrekening
- Kostenplaats of projectcode
- BTW-codering
- Indien correct, boekt hij/zij de factuur definitief in
Betaling
- Financial Controller genereert wekelijks de betaalbatch in het banksysteem
- De controller controleert het totaaloverzicht op bijzonderheden (bedrag, crediteuren, gewijzigde bankrekeningnummers)
- Na akkoord drukt de financieel controller de batch via de PSD2-koppeling door naar de bank en geeft in de bank de eerste handtekening.
- De financieel controller stuurt het totaaloverzicht door naar de directeur
- De directeur controleert het totaaloverzicht op bijzonderheden (bedrag, crediteuren, gewijzigde bankrekeningnummers en de opmerkingen van de financial controller) en plaatst bij akkoord de tweede handtekening. De facturen zijn nu betaald.
Aflettering
- Via de PSD2-koppeling stuurt internetbankieren de betaalinformatie door naar de financiële administratie, alwaar aflettering automatisch plaatsvindt.
Interne beheersmaatregelen en functiescheiding per stap
| Stap | Maatregel | Uitvoerder |
| 1 | Centrale ontvangst en vastlegging van alle facturen | Crediteurenadministratie |
| 2 | Matching met order en ontvangstregistratie | Inkoop |
| 3 | Autorisatie alleen door bevoegde functionarissen uit het mandaatregister | Budgethouder |
| 4 | Verplichte controle van grootboekcode en btw-tarief voor boeking | Crediteurenadministratie |
| 5 | Betalingen met twee handtekeningen in internetbankieren | Controller + Directeur |
| 6 | Aflettering | Application control tussen internetbankieren en de financiële administratie. |
Checklist: Waarop controleert de persoon die autoriseert?
De budgethouder controleert de factuur op de volgende punten voordat hij/zij autoriseert in het systeem:
Formele aspecten
- Is het factuurnummer uniek (controle via systeem)?
- Klopt de leveranciersnaam met de crediteurenlijst?
- Voldoet de factuur aan factuureisen van de Belastingdienst?
- Is het IBAN correct en eerder gevalideerd?
Inhoudelijke aspecten
- Zijn de geleverde goederen of diensten daadwerkelijk ontvangen?
- Komen de bedragen overeen met order, offerte of contract?
- Past het bedrag binnen het toegekende budget?
- Is het juiste project, kostenplaats en grootboek geselecteerd?
Zonder positieve controle op bovenstaande punten selecteert de budgethouder “Afkeuren” en geeft hij/zij een reden op in het opmerkingenveld.
