Wanneer verkeert een zorgorganisatie financieel in zwaar weer?

Financiële problemen binnen zorgorganisaties ontstaan zelden van de ene op de andere dag. In de meeste gevallen is sprake van een geleidelijk proces waarbij verschillende ontwikkelingen elkaar versterken. Een afnemende liquiditeit, stijgende personeelskosten, achterblijvende productie, toenemende leegstand, een verslechterende solvabiliteit of structureel negatieve resultaten zijn vaak signalen dat de financiële gezondheid van een organisatie onder druk staat.

Voor bestuurders, controllers en raden van toezicht is het van groot belang om deze signalen tijdig te herkennen. Hoe eerder financiële risico’s worden gesignaleerd, hoe groter de kans dat passende maatregelen kunnen worden genomen voordat de continuïteit van de organisatie daadwerkelijk in gevaar komt. Een belangrijke taak van de raad van toezicht is daarbij om toe te zien op de financiële continuïteit en de organisatie op koers te houden.

Wat wordt verstaan onder financieel zwaar weer?

Van financieel zwaar weer is sprake wanneer een zorgorganisatie onvoldoende financiële ruimte heeft om haar activiteiten duurzaam voort te zetten of wanneer de risico’s voor de continuïteit toenemen.

Dit betekent niet automatisch dat een organisatie verliesgevend moet zijn. Ook organisaties die nog een positief totaalresultaat realiseren kunnen financieel kwetsbaar zijn. Bijvoorbeeld wanneer de liquiditeit onder druk staat, investeringen niet meer kunnen worden gefinancierd of wanneer structurele problemen worden gemaskeerd door incidentele opbrengsten.

Financiële problemen kenmerken zich vaak door een combinatie van factoren, zoals:

• Structurele exploitatietekorten;
• Negatieve zorg- of vastgoedresultaten;
• Afnemende liquiditeit;
• Verslechterende solvabiliteit;
• Toenemende schuldenlast;
• Stijgende personeelskosten;
• Productieverlies;
• Leegstand van zorgvastgoed;
• Onvoldoende compensatie via tariefindexaties;
• Toenemende afhankelijkheid van externe financiering.

Het is juist de combinatie van deze factoren die bepaalt of een zorgorganisatie zich in financieel zwaar weer bevindt.

Eerste signaal: structureel negatieve exploitatieresultaten

Een van de meest zichtbare indicatoren van financiële problemen is het exploitatieresultaat. Wanneer een organisatie gedurende meerdere jaren verlies lijdt, wordt het eigen vermogen aangetast en neemt de financiële weerbaarheid af.

Een incidenteel verlies hoeft niet direct problematisch te zijn. Denk aan een reorganisatie, een eenmalige investering of een bijzondere gebeurtenis. Zorgelijk wordt het wanneer verliezen een structureel karakter krijgen.

Structurele verliezen beperken de mogelijkheden om te investeren, innovatie te financieren en toekomstige risico’s op te vangen. Bovendien neemt de afhankelijkheid van financiers toe naarmate reserves afnemen.

Bestuurders en toezichthouders doen er daarom goed aan niet alleen naar het resultaat van één boekjaar te kijken, maar vooral naar de ontwikkeling over meerdere jaren.

Kosten stijgen sneller dan de tariefindexatie

Een ontwikkeling die binnen veel zorgorganisaties zichtbaar is, is dat de kosten sneller stijgen dan de vergoedingstarieven.

Zorgverzekeraars, zorgkantoren en gemeenten passen tarieven jaarlijks aan via indexaties. In de praktijk blijken deze indexaties echter niet altijd voldoende om de werkelijke kostenstijgingen op te vangen. Vooral stijgende personeelskosten, hogere energielasten, inflatie, ICT-uitgaven, opleidingskosten en investeringen in kwaliteit en regelgeving zorgen ervoor dat de kostenbasis sneller groeit dan de opbrengsten.

Daardoor ontstaat een structurele druk op de exploitatie. Zelfs organisaties die hun bedrijfsvoering goed op orde hebben, kunnen hierdoor te maken krijgen met dalende marges.

Wanneer de kostenontwikkeling gedurende meerdere jaren hoger ligt dan de ontvangen indexatie, ontstaat een structureel financieel risico. Op termijn leidt dit vaak tot een verslechtering van liquiditeit, solvabiliteit en rentabiliteit.

Het is daarom belangrijk om jaarlijks te analyseren in hoeverre de kostenontwikkeling wordt gecompenseerd door de ontwikkeling van tarieven en contractafspraken.

Structureel negatief zorgresultaat of vastgoedresultaat

Voor veel zorgorganisaties is het zinvol om niet alleen naar het totale resultaat te kijken, maar ook afzonderlijk naar het zorgresultaat en het vastgoedresultaat.

Een structureel negatief zorgresultaat kan erop wijzen dat de geleverde zorg onvoldoende wordt bekostigd of dat de kosten van de zorgverlening onvoldoende beheersbaar zijn. In sommige situaties worden deze verliezen tijdelijk gecompenseerd door incidentele opbrengsten of positieve resultaten uit andere activiteiten. Op langere termijn is dit echter niet houdbaar.

Ook een structureel negatief vastgoedresultaat verdient aandacht. Zorgorganisaties krijgen steeds vaker te maken met stijgende onderhoudskosten, verduurzamingsopgaven, hogere rentelasten, afschrijvingen en leegstand. Hierdoor kan vastgoed een aanzienlijke druk leggen op de financiële positie.

Wanneer het zorgresultaat of vastgoedresultaat gedurende meerdere jaren negatief blijft, neemt het risico op financiële problemen toe. Wanneer beide resultaten tegelijkertijd negatief zijn, ontstaat een bijzonder kwetsbare situatie.

Voor bestuurders, controllers en raden van toezicht is het daarom belangrijk om beide resultaten afzonderlijk te analyseren. Alleen dan ontstaat inzicht in de werkelijke financiële prestaties van de organisatie en kan tijdig worden bijgestuurd.

Leegstand als onderschat financieel risico

Leegstand vormt voor veel zorgorganisaties een steeds belangrijker financieel aandachtspunt. Waar zorgvastgoed vroeger vaak volledig werd benut, zien organisaties tegenwoordig vaker te maken met leegstaande kamers, afdelingen of zelfs complete locaties.

De oorzaken kunnen uiteenlopen:

• Veranderende zorgvraag;
• Extramuralisering;
• Personeelstekorten waardoor bedden niet inzetbaar zijn;
• Verouderd vastgoed;
• Concurrentie van andere aanbieders;
• Verhuizingen of concentratie van zorgactiviteiten.

Leegstand leidt niet alleen tot lagere opbrengsten, maar vaak ook tot onverminderd hoge kosten. Rente, afschrijvingen, onderhoud, verzekeringen en energielasten lopen immers grotendeels door, ook wanneer ruimtes niet worden gebruikt.

Daardoor kan leegstand een aanzienlijke negatieve invloed hebben op het vastgoedresultaat en uiteindelijk ook op het totale exploitatieresultaat. Wanneer leegstand structureel wordt, is het belangrijk om kritisch te kijken naar de vastgoedportefeuille en de toekomstbestendigheid van locaties.

Liquiditeitsproblemen als vroeg waarschuwingssignaal

Een organisatie kan winstgevend zijn en toch liquiditeitsproblemen hebben.

Liquiditeit geeft aan of een organisatie op korte termijn aan haar betalingsverplichtingen kan voldoen. Denk aan salarissen, belastingen, leveranciersfacturen en renteverplichtingen.

Veel financiële problemen worden voor het eerst zichtbaar in de liquiditeitsontwikkeling. Signalen zijn onder meer:

• Een structureel dalend banksaldo;
• Toenemende betalingsachterstanden;
• Uitstel van investeringen;
• Intensief gebruik van kredietfaciliteiten;
• Moeite met het tijdig betalen van leveranciers.

Wanneer een organisatie steeds vaker afhankelijk wordt van tijdelijke financiering om de dagelijkse bedrijfsvoering te bekostigen, neemt het financiële risico snel toe.

Daarom is een actuele liquiditeitsprognose een onmisbaar instrument voor iedere zorgorganisatie.

Afnemende solvabiliteit

Solvabiliteit geeft inzicht in de mate waarin een organisatie financieel weerbaar is. De solvabiliteit laat zien welk deel van het totale vermogen bestaat uit eigen vermogen.

Een gezonde solvabiliteit biedt ruimte om tegenvallers op te vangen, investeringen te doen en financieringen aan te trekken.

Wanneer verliezen zich opstapelen, neemt het eigen vermogen af en verslechtert de solvabiliteit. Hierdoor wordt een organisatie kwetsbaarder voor financiële tegenvallers.

Financiers besteden veel aandacht aan deze ontwikkeling. Een lage solvabiliteit kan leiden tot strengere financieringsvoorwaarden of beperkingen bij toekomstige investeringen.

Voor raden van toezicht vormt de ontwikkeling van de solvabiliteit dan ook een belangrijke indicator voor de financiële gezondheid van de organisatie.

Personeelskosten als financiële risicofactor

Binnen vrijwel iedere zorgorganisatie vormen personeelskosten de grootste kostenpost.

De afgelopen jaren hebben veel organisaties te maken gekregen met:

• Hogere Cao-lonen;
• Arbeidsmarktkrapte;
• Stijgend ziekteverzuim;
• Toenemende inzet van externe professionals;
• Oplopende opleidings- en ontwikkelkosten.

Wanneer de personeelskosten sneller stijgen dan de opbrengsten, komt de exploitatie onder druk te staan.

Daarnaast kunnen personeelstekorten leiden tot lagere productie. Hierdoor daalt de omzet terwijl een groot deel van de kosten gelijk blijft.

Deze combinatie van stijgende kosten en afnemende productie vormt momenteel één van de belangrijkste financiële uitdagingen binnen de zorgsector.

Productieproblemen en omzetdruk

Financiële prestaties hangen nauw samen met de gerealiseerde zorgproductie.

Wanneer productie achterblijft bij de begroting kunnen verschillende problemen ontstaan:

• Lagere omzet;
• Onderbenutting van capaciteit;
• Verminderde kostendekking;
• Druk op contractafspraken met financiers;
• Verslechterende exploitatieresultaten.

Oorzaken kunnen onder meer liggen in personeelstekorten, administratieve achterstanden, wachtlijsten of veranderingen in de zorgvraag.

Het tijdig monitoren van productiegegevens is daarom essentieel om financiële risico’s vroegtijdig te signaleren.

Toenemende financieringsdruk

Een ander belangrijk waarschuwingssignaal is een verslechterende relatie met financiers.

Wanneer banken of andere financiers aanvullende zekerheden verlangen, kritischer worden op prognoses of strengere voorwaarden stellen, kan dit wijzen op een afnemend vertrouwen in de financiële positie van de organisatie.

Ook stijgende rentelasten kunnen een aanzienlijke impact hebben op de exploitatie. Hogere financieringskosten beperken de ruimte voor investeringen en innovatie.

Vooral organisaties met omvangrijke vastgoedportefeuilles kunnen hierdoor worden geraakt.

Wat betekent dit voor de continuïteit?

Niet iedere financiële tegenvaller brengt direct de continuïteit van een organisatie in gevaar. Wel is het belangrijk om regelmatig te beoordelen of de organisatie ook op langere termijn aan haar verplichtingen kan blijven voldoen.

Bestuurders moeten zichzelf onder meer de volgende vragen stellen:

• Is de huidige exploitatie duurzaam?
• Kunnen toekomstige investeringen worden gefinancierd?
• Is voldoende liquiditeit beschikbaar?
• Zijn financieringsafspraken haalbaar?
• Kunnen tegenvallers worden opgevangen?
• Ontwikkelen zorgresultaat en vastgoedresultaat zich positief?
• Is sprake van structurele leegstand binnen de vastgoedportefeuille?

Ook de raad van toezicht heeft hierin een belangrijke verantwoordelijkheid. Een kernonderdeel van goed toezicht is het bewaken van de financiële continuïteit en het op koers houden van de organisatie.

Welke maatregelen kunnen worden genomen?

Oplossingen dienen gericht te stellen op een herstel van een staat waarin een zorgorganisatie voldoende financiële ruimte heeft om haar activiteiten duurzaam voort te zetten of wanneer de risico’s voor de continuïteit acceptabel zijn. Wanneer financiële problemen zich aandienen, is snel handelen belangrijk.

Mogelijke maatregelen zijn:

• Verbeteren van de stuurinformatie – Actuele managementinformatie en financiële dashboards maken risico’s eerder zichtbaar en ondersteunen besluitvorming.
• Versterken van liquiditeitsmanagement – Door kasstromen nauwkeurig te monitoren en prognoses op te stellen ontstaat meer grip op toekomstige financieringsbehoeften.
• Herzien van kostenstructuren – Kostenanalyses kunnen inzicht geven in besparingsmogelijkheden zonder dat dit direct ten koste gaat van de kwaliteit van zorg.
• Optimaliseren van zorgprocessen – Efficiëntere werkprocessen kunnen leiden tot hogere productiviteit en lagere uitvoeringskosten.
• Actualiseren van meerjarenprognoses – Scenarioanalyses maken inzichtelijk welke gevolgen toekomstige ontwikkelingen kunnen hebben voor de financiële positie.
• Herijken van vastgoedstrategie – Het kritisch beoordelen van vastgoedbezit, bezettingsgraden, investeringsplannen, onderhoudsverplichtingen en verduurzamingsopgaven kan bijdragen aan een financieel gezondere organisatie.

Financieel zwaar weer ontstaat meestal niet onverwacht. Vaak zijn er al geruime tijd signalen zichtbaar in de exploitatie, liquiditeit, solvabiliteit, kostenontwikkeling, productiecijfers, bezettingsgraden en afzonderlijke zorg- en vastgoedresultaten.

Bijzonder aandacht verdienen situaties waarin de kosten structureel sneller stijgen dan de tariefindexatie, het zorgresultaat of vastgoedresultaat gedurende meerdere jaren negatief is en leegstand binnen de vastgoedportefeuille toeneemt. Dit zijn vaak vroege indicatoren van een verslechterende financiële positie. Voor bestuurders, controllers en raden van toezicht ligt hier een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Door financiële ontwikkelingen actief te monitoren, tijdig bij te sturen en de organisatie op koers te houden, kunnen risico’s vroegtijdig worden beheerst. Uiteindelijk draait financieel management in de zorg niet alleen om cijfers, maar vooral om het waarborgen van een stabiele financiële basis waarmee kwalitatief goede zorg ook in de toekomst beschikbaar blijft.