Verbandscontroles
Door handig gebruik te maken van de administratie, kan middels verbandscontroles de juistheid en soms ook de volledigheid van de administratie gecontroleerd worden.
Een verbandscontrole bestaat uit tellingen uit twee of meer financiële feiten, die verband houden met elkaar. Dit verband houden betekent dat met alle financiële feiten in het verband minus één financieel feit, de hoogte van dit laatste financiële feit berekend kan worden.
Enkele voorbeelden van verbandscontroles:
Beginvoorraad + inkopen – verkopen = eindvoorraad
Beginsaldo liquide middelen + ontvangsten – betalingen = eindsaldo liquide middelen
Beginsaldo crediteuren + inkopen – betalingen = eindsaldo crediteuren
Beginsaldo debiteuren + verkopen – ontvangsten = eindsaldo debiteuren
Controletechnische functiescheiding
Bij meestal wat grotere bedrijven wordt de administratie zo ingericht dat tussen de relevante functies belangentegenstellingen in de administratie ontstaan. Door belangentegenstellingen in de administratie te creëren, wordt de betrouwbaarheid van de administratie verhoogd.
Voorbeeld van een belangentegenstellingen in de administratie:
Een inkoper kan de wens hebben om een te hoog inkoopbedrag in te voeren, om zo te frauderen en het verschil met de leverancier te delen.
Een voorraadbewaarder wordt echter afgerekend op de hoogte van de voorraad en zal juist eerder een te lage hoeveelheid voorraad willen administreren.
Door de inkoper enkel de inkoop in de administratie te laten invoeren, de voorraadbewaarder enkel de voorraad en bijvoorbeeld met een 3 way-match inkoopfacturen te accorderen, worden fouten in de administratie voorkomen en neemt de betrouwbaarheid toe.
Bij een 3 way-match wordt een inkoopfactuur op de volgende manieren gecontroleerd voordat deze geaccordeerd wordt:
- Aantal ontvangen door voorraadbeheerder is aantal besteld door inkoper
- Prijs op de factuur is gelijk aan de prijs in het contract
- Bankrekeningnummer op de factuur is gelijk aan het bankrekeningnummer in het beveiligde crediteurenstambestand.