Gunning, clickmomenten en nacalculatie in de WLZ
Voor zorgaanbieders die werken onder de Wet langdurige zorg (Wlz) is het opstellen, monitoren en prognosticeren van de productie een jaarlijks terugkerend proces. Belangrijk onderdelen hierin zijn de gunning, de clickmomenten en de nacalculatie.
De Wlz – Voorschotten en verrekeningen
De Wet langdurige zorg (Wlz) is er voor mensen die langdurige zorg nodig hebben, meestal vanwege een blijvende lichamelijke of verstandelijke beperking of psychogeriatrische aandoening.
In de Wlz wordt gewerkt met een systeem van voorschotten en verrekeningen. In tegenstelling tot bijvoorbeeld de Zvw is het bij de Wlz dus niet zo dat een factuur ingediend en betaald wordt. In de volgorde gunning, clickmomenten en nacalculatie wordt ervoor gezorgd dat de financiering de productie volgt.
De Wlz-gunning: basis voor bekostiging
Op basis van de productie van het huidige jaar, ontvangen zorgaanbieders ongeveer in oktober een gunning voor de productie van komend jaar. Het zorgkantoor trekt de samenstelling zorgzwaarte in Q3 dan door naar het nieuwe jaar en vermenigvuldigt deze met de tarieven voor het nieuwe jaar. Als begeleidend schrijven meldt het zorgkantoor bijvoorbeeld:
“Hierbij bieden we u de voorlopige contractering aan voor de zorginkoop 2025. Deze voorlopige contractering is tot stand gekomen op basis van ons gepubliceerde inkoopbeleid, uw inschrijving voor de zorginkoop Wlz 2025, en de gevoerde dialoog op basis van onze inkoopdoelstellingen.
Op basis van de initiële afspraken in deze voorlopige contractering worden de afgesproken bedragen middels het budgetformulier 2025 ingediend bij de NZa. Indien u akkoord bent met de gunning, verwachten wij dat u dit formulier uiterlijk woensdag 6 november vóór 12.00 in de NZa-portal hebt verwerkt, zodat wij kunnen zorgdragen voor een tijdige indiening bij de NZa.
De overeenkomst inclusief het definitieve addendum met betrekking tot de inhoudelijke afspraken zullen wij aanbieden via Vecozo. U dient deze dan via Vecozo te ondertekenen. We verwachten uiterlijk 15 december a.s. uw digitaal akkoord in Vecozo. “
De gunning bepaalt ook de voorschotten die de zorgorganisatie in het komende jaar van het CAK ontvangt.
Het clickmoment: herschikking tijdens het jaar
Het clickmoment (ook wel ‘herschikkingsmoment’) zijn de jaarlijkse formele momenten waarop zorgkantoren, in overleg met de NZa, de Wlz-middelen opnieuw verdelen onder de zorgkantoren én binnen de regio’s onder zorgaanbieders. Het vindt doorgaans plaats in mei en in september, met als doel:
- Het herverdelen van niet-benutte budgetten van zorgaanbieders die achterblijven in productie;
- Het toekennen van extra budget aan zorgaanbieders die hun afgesproken productieplafond dreigen te overschrijden.
De term “click” verwijst naar het moment waarop het systeem “vastklikt”: het budget is na deze herschikking in principe bevroren. Zorgkantoren geven de naar jaarniveau verwachte productie aan en zorgaanbieders geven bij gewenste wijzigingen de jaarprognose met onderbouwing door.
Relevantie voor aanbieders
Voor zorgaanbieders is het clickmoment strategisch belangrijk:
- Een onderschrijding leidt vaak tot structureel verlies van budget (en mogelijk toekomstige aanspraak);
- Een overschrijding kan betekenen dat extra geleverde zorg niet wordt vergoed.
Daarom is het belangrijk om de productieontwikkeling tot en met heden en de prognosebezetting voor de rest van het jaar op dagniveau helder in beeld te hebben, de bijbehorende financiën te berekenen en herschikkingen aan te vragen waar nodig. In iedere herschikking moet de nauwkeurig verwachte productie voor het gehele jaar ingediend worden.
Op basis van de herschikkingen wordt ook het voorschot van de zorgaanbieder aangepast, zodat het voorschot in lijn komt met de verwachte opbrengst.
Nacalculatie: definitieve afrekening
Na afloop van het kalenderjaar volgt de nacalculatie, waarbij de werkelijke geleverde zorg (zoals geregistreerd en verantwoord in iWlz (intramuraal) wordt vergeleken met de herschikte productie. Ook de eWLZ-gegevens (extramuraal) worden in de nacalculatie opgenomen.
Hoe werkt nacalculatie?
Zorgaanbieders leveren na afloop van het jaar hun definitieve productiegegevens aan, inclusief onderbouwing en financiële verantwoording. Eerst in afstemming met het zorgkantoor en bij overeenstemming in de portal van de NZa.
- Overschrijding van het herschikte budget: vergoed indien ruimte resteert (bijvoorbeeld bij landelijk budget of bij onderschrijding van andere zorgaanbieders).
- Onderschrijding van het herschikte budget: leidt tot lagere voorschotten voor het komende jaar, waarmee terugbetaling van het te hoge voorschot plaatsvindt.
De jaarrekening
In de jaarrekening wordt de stand naar jaarniveau getoond bij Vorderingen uit hoofde van financieringstekort en schulden uit hoofde van financieringsoverschot. Hierbij wordt onderscheid gemaakt (op jaarniveau) tussen a) interne berekening, b) overeenstemming met zorgkantoor en c) definitieve vaststelling NZa.
Grip houden op Wlz-financiering
Door de strakke sturing op macrobeheersing binnen de Wlz en het beperkte landelijke budget, komt niet elke herschikkingsaanvraag automatisch tot toekenning. Bovendien kan bij overschrijding van het clickmoment-budget een verzoek tot compensatie alsnog worden afgewezen, zelfs bij aantoonbaar geleverde zorg. Dit vergroot het financiële risico voor zorgaanbieders, met name bij snelle groei of veranderende samenstelling zorgzwaarte.
De Wlz-begroting, het clickmoment en de nacalculatie vormen samen het hart van de financiële sturing in de langdurige zorg. Voor zorgaanbieders is het belangrijk om:
- Een realistische, goed onderbouwde begroting op te stellen;
- Gedurende het jaar nauwgezet te monitoren en tijdig bij te sturen (productie op dagniveau voor alle zorgzwaartes year-to-date en prognose resterende maanden, vermenigvuldigd met de tarieven en de maandjournaalposten);
- Transparant en tijdig te communiceren met het zorgkantoor;
- De nacalculatie zorgvuldig voor te bereiden, met heldere onderbouwing.
Door deze processen goed te organiseren, behouden zorgorganisaties grip op hun financiële positie én dragen zij bij aan een betrouwbare en doelmatige uitvoering van de Wlz.
