De aanpak
Sander Schetters van Boec sprong bij als interim controller én projectbegeleider en combineerde rust in de basis met concrete verbeteringen.
Wat we hebben gerealiseerd:
Finance & control
De financiële administratie is succesvol gemigreerd van Exact Globe (lokaal) naar Exact Online (cloud). Hierbij is de financiële administratie grondig gemoderniseerd en verder geautomatiseerd.
Het verwerken en autoriseren van inkomende facturen verloopt nu via een digitale facturenbox. Facturen worden direct digitaal verwerkt in de administratie en gekoppeld aan het goedkeuringsproces.
Bankgegevens zijn gekoppeld via een PSD2-verbinding, waardoor banktransacties automatisch worden ingelezen. Betaalbestanden kunnen rechtstreeks vanuit Exact Online naar Rabobank Internetbankieren worden verzonden. Na betaling via internetbankieren wordt de volledige betaalrun automatisch afgeletterd in Exact Online.
Maandelijks terugkerende boekingen – zoals afschrijvingen, voorzieningen, plus- en verlofuren, doorbelasting openstelling 17:00–18:00 en de plusmodule – zijn geautomatiseerd.
De financiële administratie is gekoppeld aan externe systemen zoals Health Connected (zorgfacturatie), WaarneemApp (huisartsenhonoraria) en SDB (HR, planning en salaris).
Ook de interne organisatie is versterkt. Medewerkers van zowel de financiële administratie als de zorgfacturatie worden actief begeleid en opgeleid, zodat zij over de juiste kennis en vaardigheden beschikken.
Bij subsidieaanvragen – onder meer via Stichting KOH, SBOH en SectorplanPlus – wordt ondersteuning geboden om opleidingsbudgetten optimaal te benutten.
Maand- en jaarafsluitingen worden uitgevoerd binnen een strak georganiseerde AO/IC-cyclus.
Een volledig ingericht balansdossier maakt de accountantscontrole voorspelbaar en efficiënt, met een soepele interim- en eindejaarscontrole als gevolg.
Zorgadministratie & zorgfacturatie
Tussen Health Connected en Exact Online is een koppeling gerealiseerd. Hierbij is een vaste systematiek geïmplementeerd voor de maandelijkse omzetverantwoording van consulten, triageconsulten en visites (omzetafgrenzing op maandniveau en verwerking van de onderliggende facturen).
Binnen de zorgfacturatie zijn toekenningsregels op Uzovi-code ingericht in Exact Online, wat het afletterproces aanzienlijk heeft verbeterd. Correcties op basis van verschillen tussen gedeclareerde en goedgekeurde productie worden actief opgevolgd.
Verwerking van verrekening in de tarieven op basis van de gerealiseerde aantallen wordt op maandbasis verwerkt.
Zorgverkoop
Binnen het zorgverkoopproces wordt actief gestuurd op begroting, contractafspraken en de nacalculatie. Dit zorgt voor financiële beheersing en een goede aansluiting tussen productie, financiering en verantwoording.
In nauwe samenwerking met de algemeen directeur wordt jaarlijks een gedetailleerde begroting opgesteld op basis van verwachte productie, beschikbare formatie en beleidsontwikkelingen. Deze begroting wordt afgestemd met zorgverzekeraars en vormt de basis voor de jaarlijkse contractonderhandelingen, inclusief de definitieve tariefvaststellingen.
Om de voortgang en productieafspraken goed te kunnen volgen, zijn kwartaalrapportages aan zorgverzekeraars volledig geautomatiseerd. Hierdoor wordt niet alleen voldaan aan de contractuele verantwoordingsverplichtingen, maar zijn ook de interne administratieve lasten aanzienlijk verminderd.
De nacalculatie vormt het natuurlijke sluitstuk van het zorgverkoopproces. Hierbij worden de gerealiseerde prestaties en productievolumes afgezet tegen de gemaakte afspraken. Dit proces wordt zorgvuldig voorbereid en uitgevoerd, zodat zowel financieel als inhoudelijk verantwoording kan worden afgelegd en eventuele risico’s of kansen tijdig worden gesignaleerd.
Rapportage & Verantwoording
Voor het bestuur en de Raad van Commissarissen is een geautomatiseerd maandrapportageproces ingericht. Iedere maand wordt inzicht geboden in:
- Maandrealisatie versus begroting;
- Year-to-date resultaten versus begroting;
- Prognose van het lopende jaar versus begroting;
- Verzuimcijfers per afdeling (kort, middellang, lang);
- Stand van RAK en tariefverrekening (T+2).
Deze rapportages zijn volledig gekoppeld aan de financiële administratie en vormen de basis voor sturing op resultaat.
De jaarrekening wordt tijdig en volledig opgesteld, inclusief een sluitend balansdossier. Boec fungeert als eerste aanspreekpunt voor de accountant, waardoor de jaarrekeningcontrole efficiënt en zonder verrassingen verloopt.