De uitdaging

Zorgcentrum St. Franciscus wil grip houden op cijfers en processen, zonder voor de verschillende benodigde financiële disciplines te vervallen in versnipperde of inefficiënte oplossingen. Boec werd ingeschakeld om structureel invulling te geven aan finance & control, salarisadministratie, zorgverkoop, zorgfacturatie en verantwoording & rapportage, met als doel betrouwbaarheid, voorspelbaarheid en strategisch inzicht te realiseren.

De aanpak

De werkzaamheden van Boec voor St. Franciscus zijn onder te verdelen in:

Finance & control

Boec stelt jaarlijks in samenwerking met het managementteam een gedetailleerde begroting op (op grootboekrekeningniveau, met onderliggende specificaties), die als leidraad dient voor de financiële planning en sturing van St. Franciscus.

De financiële administratie (Exact Online) is inmiddels grondig geautomatiseerd en geprofessionaliseerd, wat heeft geleid tot efficiëntere processen en een hogere betrouwbaarheid van de financiële cijfers. De administratie wordt continu bijgehouden in samenwerking met een vaste financieel administratief medewerkster. Voor de verwerking en autorisatie van facturen wordt gebruikgemaakt van Blue10.

De maandafsluiting sluit naadloos aan op de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC), wat aanzienlijke tijdswinst oplevert. Het prognoseproces is herzien en uitgebreid met rolling forecasts, waardoor het hele jaar door wordt beschikt over actuele en betrouwbare financiële inzichten.

Boec verzorgt tevens de subsidieaanvragen voor St. Franciscus, waaronder het Stagefonds, SectorplanPlus, RvU, Praktijkleren en een activiteitensubsidie van de gemeente. Zo wordt optimaal gebruikgemaakt van beschikbare subsidiemogelijkheden.

Daarnaast is een volledig auditdossier ingericht, waarmee de accountantscontrole voorspelbaar en efficiënt verloopt, met minder bevindingen en een afhandeling binnen het controlebudget van de accountant.

Salarisadministratie

Boec verzorgt voor St. Franciscus de volledige salarisadministratie (ong. 190 medewerkers). Hierbij wordt gewerkt met een combinatie van ONS (registratie uren extramurale medewerkers i.c.m. zorgfacturatie ZVW en extramuraal WLZ) en SDB (planning en salarisverwerking). Boec controleert de roosters en verwerkt mutaties als uitbetaling plusuren, meerkeuzearbeidsvoorwaarden, transitievergoedingen, wervingsbonussen, inhoudingen, eindafrekeningen en vergoedingen.

Ook verzorgen we de koppeling van de salarisadministratie met de financiële administratie, WKR-registraties, UWV-meldingen (o.a. 42-weken, Wazo, ziek door zwangerschap, ziek uit dienst, ziektewet bij no-risk & betaald ouderschapsverlof) en genereren we maandelijks een verzuimrapportage.

Zorgverkoop

Ouderenzorginstellingen opereren binnen complexe financieringsstructuren, zoals de WLZ, ZVW en WMO. Boec ondersteunt St. Franciscus in het volledige zorgverkoopproces. We verzorgen samen met de bestuurder het contracteren met zorgkantoren, zorgverzekeraars en gemeenten.

Onze ondersteuning gaat verder dan alleen het afsluiten van contracten. We adviseren bij de strategische positionering richting financiers, begeleiden bij het opstellen van zorginhoudelijke onderbouwingen en zorgen voor een juiste vertaling van het zorgaanbod naar passende productieafspraken.

Ook het begrotings-, herschikkings- en nacalculatieproces met het zorgkantoor en de NZa is onderdeel van onze dienstverlening. Daarnaast helpen we bij het interpreteren van beleidsregels, het analyseren van stuurinformatie en het afstemmen van prestaties op de beschikbare budgetten. Zo ontstaat grip op zowel de inhoud als de financiële stromen, en zorgen we samen met St. Franciscus voor een gezonde, toekomstbestendige exploitatie.

Zorgfacturatie & zorgcontrol

De zorgregistratie wordt intern door de betrokken zorgmedewerkers uitgevoerd. Boec voert voorafgaand aan de maandelijkse facturatie een grondige controle uit op de zorgproductie, gericht op juistheid en volledigheid. Dit gebeurt op basis van een gedetailleerd controledocument en een cliëntniveau-analyse, in samenwerking met de vaste teammanager zorg. Daarbij worden op dagniveau de gerealiseerde productie uit ONS (IST) en de verwachte productie (SOLL) vergeleken en verklaard waar nodig. Denk hierbij aan nieuwe bewoners, zorgzwaartemutaties, verhuizingen, overleden bewoners, mutatiedagen etc. Deze controle sluit naadloos aan op het interne controleplan, zodat direct wordt voldaan aan de geldende beleidsregels.

Na goedkeuring van de zorgregistratie verzorgt Boec de volledige zorgfacturatie via een combinatie van ONS, Berichtenbox en VECOZO. Afgekeurde berichten worden actief opgevolgd. De opbrengsten worden integraal en gedetailleerd verwerkt in de financiële administratie, inclusief correcte aflettering en een heldere scheiding tussen zorgresultaat en vastgoedresultaat.

Maandelijks analyseren we de relatie tussen de zorgzwaarte van bewoners en de inzet van personeel. Op basis hiervan worden toekomstige roosters bijgestuurd richting het normenkader, om zo een optimale inzet van personeel en middelen te waarborgen.

Verantwoording & rapportage

Managementrapportage en rapportage RvT
St. Franciscus heeft samen met Boec grote stappen gezet in de professionalisering van de maandelijkse rapportage. Maandelijks ontvangt de organisatie een overzichtelijke managementrapportage met daarin onder andere:
- Begroting vs. realisatie (huidige maand en YTD);
- Prognose vs. begroting (voor het hele jaar);
- Splitsing van zorg- en vastgoedresultaat;
- Specificatie inzet zorg-PNIL
- Verzuimcijfers (kort-middel-lang per afdeling);
- Ontwikkeling bezetting per maand, gecategoriseerd op afdeling en zorgzwaarte.

Deze stuurinformatie is direct gekoppeld aan de financiële administratie. Op basis van de hoofdlijnen uit deze rapportages wordt per kwartaal gerapporteerd aan de Raad van Toezicht.

Begroting, herschikkingen en nacalculatie zorgkantoor
Boec heeft de huidige en verwachte bezetting en bijbehorende zorgzwaarte continu in beeld, waardoor begroting, clickmomenten met herschikkingen met het zorgkantoor en de nacalculatie vrijwel geautomatiseerd kunnen worden voorbereid.

Jaarrekening
De jaarrekening vormt niet langer een ingewikkeld sluitstuk van het jaar, maar is het voorspelbare eindpunt van een strak georganiseerd proces. Dit proces omvat een tijdige voorbereiding van een gedegen auditdossier en een zorgvuldige afstemming met de accountant. De door Boec opgestelde jaarrekening 2024 is zonder financiële wijzigingen voorzien van een goedkeurende controleverklaring van de accountant.

De tijdsinspanning

Boec is gemiddeld 18 uur per week betrokken om voorgaande doorlopend te realiseren. De verdeling aan uren per week is ongeveer:
- Finance & control (6)
- Salarisadministratie (4)
- Zorgverkoop (1)
- Zorgfacturatie (4)
- Verantwoording & rapportage (3)

Het resultaat

Dankzij de samenwerking met Boec blijft St. Franciscus financieel op koers. Het bestuur, de raad van toezicht en andere stakeholders beschikken over actuele en betrouwbare stuurinformatie, waardoor zij aantoonbaar grip hebben op de financiële situatie en tijdig kunnen bijsturen waar nodig.

Wat zegt zorgcentrum St. Franciscus zelf?

Pepijn van den Hoogenband
Bestuurder

We hebben met Sander Schetters een duurzame en slagvaardige doorontwikkeling van de financiële kolom kunnen ontwikkelen. Een dashboarding zoals we die voor ogen hadden en die zowel governance als uitvoering slim verbindt en bedient is door Boec gedegen neergezet. Dat maakt de sturing op alle parameters effectief en efficiënt. Ook wordt er proactief gewerkt aan marktkansen en interne mogelijkheden, financial en business control verlopen gestroomlijnd en de samenwerking is uiterst plezierig.

Joleen de Reus
HR-manager

Met Sander Schetters van Boec als ‘financiële man’ verbonden aan ons zorgcentrum, hebben we een stabiele, deskundige, hands-on en nuchtere professional in huis. Hij heeft onze personeels- en salarisadministratie nog een slag verder weten te brengen door dit verder te digitaliseren, waardoor de verwerking nog makkelijker en slagvaardiger verloopt. Dat is pas echt ontzorgen! Sander weet steeds een goed overzicht te houden in zijn werk, zowel op sturend vlak als op de praktische to do’s heeft hij de touwtjes in handen. Dit maakt de samenwerking bijzonder prettig en je weet snel wat je aan hem hebt. Als enige HR-adviseur voor zo’n 190 medewerkers is het fijn dat Sander meedenkt, adviseert en dit vervolgens ook weet te vertalen naar praktische tools en overzichtelijke rapportages. Dit geeft mij in mijn werk veel houvast.

Carien van Tilburg
Medewerker Finance & Control / HR

De samenwerking tussen mij, als vaste medewerker van de financiële administratie, en Boec verloopt zeer soepel en in een sfeer van wederzijds respect.
Ik word actief betrokken bij de werkzaamheden, wat ik enorm waardeer. We kunnen goed met elkaar sparren en waardevolle ervaringen uitwisselen.
Wat Boec bijzonder maakt, is dat mijn inzet wordt gezien en gewaardeerd, en dat ook wordt uitgesproken. In mijn ruim 40 jaar werkervaring heb ik dit niet vaak meegemaakt!

Anne van der Hamsvoort
Teammanager (wijk, nacht en dagbesteding) / Zorgadvies

Samen met Sander van Boec controleren we maandelijks de zorgfacturatie. Deze samenwerking verloopt soepel en nauwkeurig. De zorgproductie wordt zorgvuldig gecontroleerd op cliëntniveau, Sander is hierin erg nauwkeurig en checkt ook of de facturatie aan alle regels voldoet. Afwijkingen worden snel opgepakt en hersteld. Dit alles zorgt voor een efficiënt en betrouwbaar proces.
Sander is een fijne samenwerkingspartner om te sparren over de verschillende vraagstukken die we als organisatie oppakken.