Bewaarplicht administratie
Een onderneming dient een administratie zo in te richten dat de rechten en verplichtingen die de onderneming heeft te allen tijde kunnen worden gekend. De administratie dient vervolgende gedurende minimaal zeven jaar bewaard te worden. Dit heet de bewaarplicht.
Bewaarplicht
De regelgeving omtrent de bewaarplicht staat in artikel 2:10 jo 3:15i BW. Zie onderaan dit artikel de betreffende artikelen.
Administratie
Tot de administratie behoren bijvoorbeeld de financiële administratie, maak ook de onderliggende bescheiden (facturen, aantekeningen, aangiftes, jaarrekeningen etc.) en gegevensdragers.
De administratie dient gedurende minimaal zeven jaren bewaard te worden. Het bewaren hoeft niet op een specifieke locatie te geschieden (bijvoorbeeld op kantoor), zolang de administratie gedurende de bewaarplicht maar raadpleegbaar is.
Rechtspersoon ontbonden?
Ook van een ontbonden rechtspersoon dient de administratie zeven jaar bewaard te worden. Dit wordt geregeld in artikel 2:24 lid 1 BW. De bewaarder is degene die hiertoe volgens de statuten is aangemerkt, door de algemene vergadering wordt aangewezen of – in geval van een stichting – door het bestuur is aangewezen.
2:10 BW
- Het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de rechtspersoon en van alles betreffende de werkzaamheden van de rechtspersoon, naar de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon kunnen worden gekend.
- Onverminderd het bepaalde in de volgende titels is het bestuur verplicht jaarlijks binnen zes maanden na afloop van het boekjaar de balans en de staat van baten en lasten van de rechtspersoon te maken en op papier te stellen.
- Het bestuur is verplicht de in de leden 1 en 2 bedoelde boeken, bescheiden en andere gegevensdragers gedurende zeven jaren te bewaren.
- De op een gegevensdrager aangebrachte gegevens, uitgezonderd de op papier gestelde balans en staat van baten en lasten, kunnen op een andere gegevensdrager worden overgebracht en bewaard, mits de overbrenging geschiedt met juiste en volledige weergave der gegevens en deze gegevens gedurende de volledige bewaartijd beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd leesbaar kunnen worden gemaakt.
3:15i BW
- Een ieder die een bedrijf of zelfstandig een beroep uitoefent, is verplicht van zijn vermogenstoestand en van alles betreffende zijn bedrijf of beroep, naar de eisen van dat bedrijf of beroep, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde zijn rechten en verplichtingen kunnen worden gekend.
- De leden 2 tot en met 4 van artikel 10 van Boek 2 zijn van overeenkomstige toepassing.
2:24 lid 1 BW
De boeken, bescheiden en andere gegevensdragers van een ontbonden rechtspersoon moeten worden bewaard gedurende zeven jaren nadat de rechtspersoon heeft opgehouden te bestaan. Bewaarder is degene die bij of krachtens de statuten, dan wel door de algemene vergadering of, als de rechtspersoon een stichting was, door het bestuur als zodanig is aangewezen.