Elektronisch deponeren van jaarstukken
Vanaf boekjaar 2025 moeten alle ondernemingen die moeten deponeren die via electronisch via SBR gaan doen bij de Kamer van Koophandel. De uitzondering voor grote rechtspersonen vervalt. Dit betekent dat ook grote ondernemingen hun systemen moeten aanpassen om digitaal te rapporteren.
Door de jaarrekening te publiceren krijgen derden, zoals leveranciers, banken en investeerders, inzicht in de financiële positie van de onderneming. Zo kunnen zij beter inschatten of de organisatie betrouwbaar en kredietwaardig is.
Het niet (tijdig) deponeren van de jaarstukken kan leiden tot boetes, bestuursrechtelijke aansprakelijkheid en zelfs persoonlijke aansprakelijkheid van bestuurders bij een eventueel faillissement.
De overgang naar digitaal rapporteren
Tot enkele jaren geleden konden jaarrekeningen nog op papier of als pdf-bestand worden ingediend. Dat tijdperk is voorbij. De overheid heeft de verplichting tot elektronisch deponeren via SBR (Standard Business Reporting) ingevoerd om het proces efficiënter, veiliger en eenduidiger te maken.
SBR is een gestandaardiseerde digitale methode om financiële gegevens te rapporteren aan verschillende overheidsinstanties, waaronder de Belastingdienst, de Kamer van Koophandel en de banken. Het systeem zorgt ervoor dat gegevens eenduidig worden aangeleverd, waardoor de kans op fouten kleiner is en de verwerking sneller verloopt.
Voor wie geldt de verplichting?
Tot en met het boekjaar 2024 gold dat micro-, kleine en middelgrote rechtspersonen verplicht waren hun jaarrekening elektronisch via SBR te deponeren. Grote organisaties waren tot nu toe uitgezonderd van deze verplichting. Zij konden hun jaarrekening nog op papier of in pdf indienen.
Daar komt verandering in. Vanaf het boekjaar dat begint op of na 1 januari 2025 geldt de elektronische deponeringsplicht voor alle rechtspersonen, dus ook voor grote ondernemingen en de daaraan verbonden middelgrote rechtspersonen.
Met deze wijziging verdwijnt de laatste uitzondering: voortaan is het elektronisch deponeren via SBR de enige toegestane manier om jaarstukken te publiceren in het Handelsregister.
Waarom deze verandering?
De uitbreiding van de elektronische deponeringsplicht past binnen de bredere digitaliseringsstrategie van de overheid. Nederland wil de administratieve lasten voor bedrijven verminderen, maar ook de kwaliteit en vergelijkbaarheid van financiële gegevens verbeteren.
Het gebruik van SBR heeft verschillende voordelen:
- Snellere verwerking: de KvK ontvangt en publiceert de jaarrekening vrijwel direct.
- Minder fouten: omdat de rapportages gestandaardiseerd zijn, komen onvolledige of onjuiste bestanden minder vaak voor. Voordat gedeponeerd kan worden, controleert de software al of alle verplicht velden ingevuld zijn.
- Betere gegevensuitwisseling: dezelfde dataset kan worden gebruikt voor rapportages aan de Belastingdienst, CBS en banken.
Grote rechtspersonen hebben vaak complexe jaarrekeningen met meerdere entiteiten, buitenlandse deelnemingen en uitgebreide toelichtingen. Hun rapportages zijn meestal in XBRL- of pdf-vorm opgesteld en daarna omgezet voor publicatie. Vanaf boekjaar 2025 moeten deze gegevens volledig in SBR-formaat worden aangeleverd.
Dat betekent dat accountants en controllers hun rapportageprocessen moeten aanpassen. De jaarrekening moet worden opgebouwd in een SBR-compatibel rapportagesysteem dat aansluit op de KvK-taxonomie. Ook de interne controle, goedkeuring en publicatie zullen voortaan volledig digitaal verlopen.
Publicatie in het Handelsregister
Na indiening via SBR worden de jaarstukken automatisch gepubliceerd in het Handelsregister. Iedereen kan deze jaarrekeningen opvragen tegen betaling van een kleine vergoeding. Dat betekent dat de cijfers openbaar zijn – een belangrijk element van de transparantieverplichting.
Het is dus van belang dat de jaarrekening niet alleen technisch correct, maar ook inhoudelijk zorgvuldig is opgesteld. Ondernemers doen er goed aan te controleren wat er precies wordt gepubliceerd, vooral bij tussentijdse reorganisaties of herstructureringen.
