Rapportage aan de RvC/RvT in de zorg
De Raad van Commissarissen (RvC) speelt een belangrijke rol in het toezicht op zorgorganisaties. Niet als verlengstuk van het management, maar als bewaker van koersvastheid, financiële gezondheid en maatschappelijke verantwoordelijkheid. Voor bestuurders en controllers is het dan ook enorm relevant om te weten: wat wil de RvC nu echt weten in rapportages?
In dit artikel verkennen we de verwachtingen van toezichthouders en geven we handvatten voor effectieve rapportage richting de RvC.
Het doel van rapportage aan de RvC
Rapportages aan de RvC zijn geen eindstation van informatie, maar een startpunt voor toezicht en dialoog. Het primaire doel is om de commissarissen in staat te stellen hun toezichthoudende taak goed uit te voeren. Dat betekent: zicht krijgen op strategie, risico’s, prestaties en compliance, en of het bestuur daarin koersvast handelt.
Goede rapportage is dan ook:
- Relevant – bevat informatie die past bij de rol van de RvC;
- Begrijpelijk – zonder vakjargon en met duiding;
- Tijdig – aansluitend op de vergadercyclus en de actualiteit;
- Kritisch – inclusief reflectie op uitdagingen, dilemma’s en onzekerheden.
De informatiebehoefte van de RvC: vijf thema’s
Er bestaat geen standaardformat dat altijd voldoet. Toch zijn er duidelijke gemene delers in wat toezichthouders willen weten. Op basis van interviews met RvC-leden in de zorgsector, literatuur en praktijkervaring zijn dit de vijf terugkerende thema’s:
Strategische voortgang
De RvC wil weten of de organisatie koers houdt. Wat zijn de voortgang en knelpunten ten opzichte van het strategisch plan? Is er zicht op de externe ontwikkelingen (wetgeving, zorgvraag, arbeidsmarkt) en hoe vertaalt dit zich in beleidskeuzes?
Rapporteer dus niet alleen op activiteiten, maar ook op impact:
- Zijn de strategische doelstellingen nog haalbaar?
- Wat zijn de dilemma’s of verschuivingen in prioriteiten?
- Hoe anticipeert de organisatie op externe veranderingen?
Financiële gezondheid
De RvC moet kunnen beoordelen of de organisatie financieel gezond is – nu en in de toekomst. Daarbij willen toezichthouders niet alleen een balans en resultatenrekening zien, maar juist duiding:
- Zijn er afwijkingen in de realisatie ten opzichte van de begroting?
- Wat zijn de kansen en risico’s in de prognose?
- Hoe ontwikkelt de liquiditeitspositie zich?
- Zijn er bijzonderheden met betrekking tot PNIL-inzet en verzuim?
- Is de bezetting conform verwachting?
- Wat zijn de grootste financiële risico’s en hoe worden die gemanaged?
Controllers doen er goed aan om financiële rapportages te vertalen naar begrijpelijke scenario’s of dashboards. Benoem trends, afwijkingen en onderliggende oorzaken.
Kwaliteit en veiligheid van zorg
In de zorg draait alles om kwaliteit. Toezichthouders willen weten of er geleverd wordt wat beloofd is, of de zorgorganisatie aan het normenkader voldoet en of cliënten, patiënten en medewerkers zich veilig voelen. Belangrijke indicatoren zijn bijvoorbeeld:
- Aantal en aard van meldingen incidenten/klachten;
- Resultaten van audits of visitaties;
- Uitkomsten van cliëntervaringsmetingen (zoals PREM, NPS);
- Medewerkertevredenheid en verloopcijfers.
Laat ook zien wat de organisatie leert van incidenten en hoe verbetermaatregelen worden opgevolgd.
Risicomanagement en compliance
De RvC is alert op signalen van organisatorische instabiliteit, juridische risico’s of onvoldoende beheersing van processen. Denk aan:
- Risico’s rondom personele capaciteit;
- ICT-systemen (denk aan datalekken of uitval ECD);
- Compliance met wetten (Wkkgz, AVG, Wtza, WNT);
- Risico’s rond vastgoed of externe financiering.
Een beknopte risico-inventarisatie met duiding – en een overzicht van mitigerende maatregelen – helpt de RvC om gericht door te vragen.
Maatschappelijke verantwoording en governance
Tot slot willen toezichthouders zicht op de maatschappelijke impact van de organisatie. Hoe wordt invulling gegeven aan thema’s zoals duurzaamheid, inclusie, zeggenschap en samenwerking in de regio? Ook de governance-structuur is van belang:
- Functioneren van de medezeggenschap (OR, cliëntenraad);
- Rol van het bestuur in cultuur en integriteit;
- Interne audits of zelfevaluaties van RvB of RvC.
Hier is ruimte voor kwalitatieve duiding. Benoem dilemma’s en vraagstukken waar de organisatie mee worstelt.
Hoe presenteer je informatie aan de RvC?
Niet alleen wat je rapporteert is van belang, maar ook hoe. Toezichthouders waarderen overzicht en structuur, zonder overbodige details. Drie adviezen:
Gebruik een vast stramien
Hanteer per kwartaal of vergadering een herkenbare structuur, bijvoorbeeld:
- Strategische voortgang
- Financiën
- Kwaliteit & veiligheid
- Risico’s
- Governance / maatschappelijke impact
Zo weten toezichthouders wat ze kunnen verwachten, en wordt het makkelijker om patronen te herkennen. Toon ook zeker de afwijkingen en redenen ten opzicht van de bij de vorige rapportage afgegeven prognose.
Werk met visuele overzichten
Dashboards, samenvattende tabellen of stoplichten (groen-geel-rood) helpen om snel inzicht te geven. Verwijs daarbij altijd naar onderliggende data.
Wees eerlijk over kansen, risico’s en onzekerheden
Goede rapportage is niet alleen rooskleurig. Benoem wat (nog) niet goed gaat, waar de spanning zit, en welke keuzes moeten worden gemaakt. Andersom kunnen ook de kansen in de prognose benadrukt worden. Juist over kansen, risico’s en onzekerheden wil de RvC met het bestuur in gesprek.
