Reglement voor de RvC / RvT
Een reglement voor de Raad van Commissarissen (RvC) geeft structuur aan de werking van de RvC binnen een organisatie. Hier zijn de 25 belangrijkste punten die in een reglement voor de RvC zouden moeten worden opgenomen:
Missie en visie
Een duidelijke beschrijving van de rol en doelstellingen van de RvC in lijn met de missie en visie van de organisatie.
Samenstelling van de RvC
Aantal leden, vereiste expertise, diversiteit en onafhankelijkheid.
Bevoegdheden en verantwoordelijkheden
Uitwerking van de kerntaken, zoals toezicht, advies en goedkeuring van belangrijke besluiten.
Onafhankelijkheid
Normen voor de onafhankelijkheid van de commissarissen om belangenconflicten te vermijden.
Vergaderfrequentie en planning
Minimale frequentie van vergaderingen en vereisten voor aanwezigheid.
Rol en verantwoordelijkheden van de voorzitter
Specifieke taken van de voorzitter bij het faciliteren van vergaderingen en het onderhouden van externe contacten.
Evaluatie van de directie
Procedures voor de evaluatie en opvolging van de prestaties van de directie.
Toezicht op de strategie
Rol van de RvC bij de beoordeling en goedkeuring van de strategische richting van de organisatie.
Financieel toezicht en rapportage
Specifieke vereisten voor het toezicht op de financiële rapportages en begrotingen.
Audit en risicomanagement
Verantwoordelijkheden met betrekking tot de interne controle, audit en risicomanagementbeleid.
Compliance en integriteit
Toezicht op naleving van wet- en regelgeving en ethische standaarden.
Aanname en benoeming van commissarissen
Procedure en criteria voor de selectie, benoeming en herbenoeming van RvC-leden.
Onverenigbaarheden en belangenconflicten
Beleid voor het identificeren, melden en beheren van mogelijke belangenconflicten.
Evaluatie van de RvC-prestaties
Jaarlijkse zelfevaluatie van de RvC en individuele leden.
Opleiding en ontwikkeling
Mogelijkheden voor training en bijscholing van de commissarissen.
Vergoedingen en beloningsbeleid
Transparantie over de beloningen van de commissarissen, inclusief een beleid voor vergoedingen.
Informatievoorziening en documentatie
Vereisten voor de aanlevering van informatie en het opstellen van vergaderstukken.
Communicatie met belanghebbenden
Richtlijnen voor communicatie met aandeelhouders, medewerkers en andere belanghebbenden.
Crisissituaties
Procedures en verantwoordelijkheden van de RvC tijdens noodsituaties of crises.
Ethische code en vertrouwelijkheid
Gedragsnormen voor ethisch handelen en het handhaven van vertrouwelijkheid.
Samenwerking met de Ondernemingsraad
Richtlijnen voor de samenwerking met en betrokkenheid van de Ondernemingsraad.
Aansprakelijkheid van de RvC
Duidelijkheid over de juridische en financiële aansprakelijkheden van commissarissen.
Instellen van commissies
Mogelijkheid om audit-, belonings-, en andere commissies op te zetten en hun taken te beschrijven.
Inwerkprogramma voor nieuwe commissarissen
Beschrijving van het inwerkprogramma om nieuwe leden vertrouwd te maken met hun rol en verantwoordelijkheden.
Wijziging en goedkeuring van het reglement
Procedures voor het wijzigen, evalueren en opnieuw goedkeuren van het reglement.
Een gedetailleerd en helder opgesteld reglement helpt de RvC om haar taken efficiënt en transparant uit te voeren en om de belangen van de organisatie en haar stakeholders te beschermen.
