Reglement voor de raad van bestuur (RvB)
Een goed reglement voor een Raad van Bestuur (RvB) biedt duidelijkheid en structuur voor het bestuur en garandeert een professionele en verantwoorde bedrijfsvoering. Hier zijn 25 belangrijke punten die in zo’n reglement zouden kunnen worden opgenomen:
Missie en visie
De RvB formuleert en draagt de missie en visie van de organisatie uit. Dit vormt de basis voor strategische beslissingen.
Strategieontwikkeling en -uitvoering
De verantwoordelijkheid van de RvB voor het ontwikkelen, vaststellen en uitvoeren van de strategische plannen om organisatiedoelstellingen te behalen.
Toezicht en verantwoordingsplicht
De RvB is verantwoordelijk voor het toezicht houden op de uitvoering van beleid en moet verantwoording afleggen aan de aandeelhouders en andere stakeholders.
Bestuursstructuur en bevoegdheden
Duidelijke beschrijving van de rol en bevoegdheden van de bestuursleden, inclusief de voorzitter, CEO en eventuele andere leidinggevenden.
Onafhankelijkheid en onpartijdigheid
Bestuursleden moeten onafhankelijk en onpartijdig kunnen opereren, zonder belangenverstrengeling.
Transparantie en rapportage
Regels voor transparantie en regelmatige rapportage naar interne en externe stakeholders over belangrijke beslissingen en prestaties.
Risicomanagement en compliance
De RvB draagt zorg voor het opzetten en onderhouden van een effectief risicomanagement- en compliancebeleid om wettelijke en ethische normen te waarborgen.
Financiële verantwoordelijkheid
Beschrijving van de verantwoordelijkheden omtrent financiële rapportage, het budgetteringsproces en de verdeling van financiële middelen.
Vergoeding en vergoedingsbeleid
Heldere regels over de beloning, voordelen en vergoedingen van bestuursleden, inclusief transparantie hierover naar stakeholders.
Vergaderfrequentie en -voorbereiding
Afspraken over hoe vaak de RvB bijeenkomt, welke onderwerpen er standaard op de agenda staan en wie verantwoordelijk is voor de voorbereiding.
Notulen en documentatie
Regels voor het opstellen en archiveren van notulen van de vergaderingen om beslissingen en discussies te documenteren.
Vertrouwelijkheid en privacy
Bestuursleden moeten vertrouwelijkheid waarborgen over alle gevoelige informatie, inclusief bedrijfsgeheimen en persoonsgegevens.
Evaluatie van de bestuursleden
Procedures voor de regelmatige evaluatie van het functioneren van bestuursleden om prestaties en bijdragen te meten, eventueel in samenspraak met de RvC/RvT.
Naleving van wet- en regelgeving
De RvB moet ervoor zorgen dat de organisatie opereert binnen de kaders van de geldende wet- en regelgeving.
Verantwoordelijkheid voor ESG (Environmental, Social, Governance)
Bestuursleden dragen zorg voor duurzame en maatschappelijk verantwoorde bedrijfsvoering en voldoen aan ESG-criteria.
Stakeholdermanagement en -communicatie
Richtlijnen voor het onderhouden van relaties en communiceren met stakeholders, inclusief aandeelhouders, werknemers, klanten en leveranciers.
Conflicterende belangen en interne controle
Duidelijke procedures voor het identificeren en beheren van conflicterende belangen, inclusief regels voor het vermijden van belangenverstrengeling.
Interne en externe audits
De RvB is verantwoordelijk voor het waarborgen van regelmatige interne en externe audits om de integriteit van processen en rapportages te garanderen.
Crisismanagement
Het reglement moet procedures bevatten voor het handelen tijdens crises of noodsituaties.
Verantwoording tegenover de raad van commissarissen (RvC)
De RvB moet verantwoordelijkheden en samenwerkingsmechanismen met de RvC verduidelijken.
Bestuurlijke ethiek en gedragsnormen
Omschrijving van de ethische normen en gedragsregels waaraan de bestuursleden zich moeten houden.
Besluitvormingsproces en stemming
Richtlijnen voor hoe beslissingen worden genomen, inclusief stemprocedures en vereiste meerderheden voor bepaalde beslissingen.
Opleiding en ontwikkeling
Aandacht voor de professionele ontwikkeling en kennisopbouw van bestuursleden, inclusief verplichte trainingen en opleidingen.
Communicatie naar externe partijen
Regels over hoe bestuursleden communiceren met de media, de pers en andere externe partijen.
Wijziging en goedkeuring van het reglement
Procedure voor het herzien, goedkeuren en vastleggen van wijzigingen in het reglement, inclusief toestemming door relevante organen.
Een goed reglement helpt de RvB om effectieve, verantwoorde beslissingen te nemen en transparantie en verantwoording binnen de organisatie te waarborgen.
Een goed reglement helpt de RvB om effectieve, verantwoorde beslissingen te nemen en transparantie en verantwoording binnen de organisatie te waarborgen.
