Wie dient de jaarrekening te ondertekenen?
Een jaarrekening dient door alle statutair bestuurders en commissarissen, die op het moment van ondertekening statutair bestuurders of commissaris zijn, te worden ondertekend.
Het maakt voor de ondertekening niet uit dat een statutair bestuurder of commissaris pas in de loop van het boekjaar of in de periode na afloop boekjaar tot het moment van ondertekenen statutair bestuurder of commissaris is geworden. Het moment van ondertekenen en wie op dit moment statutair bestuurder of commissaris is, is leidend.
Ontbreken van ondertekening
Als een statutair bestuurder of commissaris besluit niet te ondertekenen, dient de reden hiervan in de jaarrekening gemeld. Uit de literatuur volgen twee legitieme redenen voor het niet wensen te ondertekenen van de jaarrekening:
- Bij het niet kunnen verenigen met de jaarrekening;
- Bij langdurige afwezigheid (bijvoorbeeld door ziekte).
Oorspronkelijke exemplaar
Enkel het oorspronkelijke exemplaar van de enkelvoudige en/of geconsolideerde jaarrekening dient te worden ondertekend door alle statutair bestuurders en commissarissen die op het moment van ondertekening statutair bestuurder of commissaris zijn te worden ondertekend.
Worden vervolgens meer jaarrekeningen in omloop gebracht, dan kan volstaan worden met het enkel vermelden van de namen van de bestuurders en commissarissen. Dit volgt uit artikel 15 Besluit Modellen Jaarrekening.
Artikel 15 Besluit Modellen Jaarrekening
Voor zover de wettelijk vereiste handtekeningen op het oorspronkelijke exemplaar van de jaarrekening zijn gesteld, mag op andere exemplaren daarvan worden volstaan met vermelding van de namen der ondertekenaren. Indien een handtekening op het oorspronkelijke exemplaar ontbreekt, wordt de reden daarvan op de andere exemplaren vermeld.
Uitzondering wanneer statutair bestuurders of commissarissen besluiten niet te ondertekenen
Wanneer een statutair bestuurder of commissaris besluit niet te ondertekenen, dient de reden hiervan ook in de andere dan het oorspronkelijke exemplaar van de jaarrekening te worden vermeld (enkel het vermelden van de naam van de statutair bestuurder of commissaris is in dit geval dus niet afdoende).
Plaats van ondertekenen
De plaats waar in de jaarrekening ondertekend dient te worden, is niet in de wet geregeld. Meestal wordt de laatste pagina van de jaarrekening of een handtekeningenvel gebruikt.
Datum van ondertekenen
RJ 160.401 eist dat de datum van ondertekening in de toelichting wordt vermeld. De datum van ondertekening is relevant, omdat de gebruiker van de jaarrekening hierdoor weet tot welk moment de gebeurtenissen na balansdatum in de jaarrekening zijn verwerkt.
RJ 160.401
Een rechtspersoon dient de datum van het opmaken van de jaarrekening te vermelden in de toelichting. De datering dient te geschieden door vermelding van dag, maand en jaartal.
De vereiste getrouwheid van de weergave van het vermogen en van het resultaat brengt met zich mee, dat het voor belanghebbenden van belang is te weten tot welke datum gebeurtenissen na balansdatum in de jaarrekening in acht zijn genomen.
Bestuurder is rechtspersoon
In de situatie dat het bestuur gevoerd wordt door een rechtspersoon, dient de persoon die rechtsgeldig bevoegd is deze rechtspersoon te besturen te ondertekenen. Het enkel vermelden van de naam van de rechtspersoon die bestuurt is dus niet toereikend.
Betekenis van het ondertekenen van de jaarrekening
Met het ondertekenen van de jaarrekening aanvaarden bestuurders en commissarissen verantwoordelijkheid voor de inhoud. Deze aanvaarding van verantwoordelijkheid voor de inhoud kan resulteren in aansprakelijkheid.