Je eerste of volgende medewerker aannemen? Gebruik deze uitgebreide checklist
Je zorgorganisatie groeit – een goed teken! Maar het aannemen van een medewerker is meer dan alleen een vacature invullen. Het brengt juridische verplichtingen, administratieve acties en praktische organisatie met zich mee. Met deze uitgebreide checklist zorg je voor een vlekkeloze start én voorkom je fouten die later tijd, geld of zelfs boetes kunnen kosten.
Hieronder vind je een overzicht van alle zaken die je moet regelen vóór, tijdens en na de indiensttreding van een werknemer. Of het nu je eerste personeelslid is of de zoveelste uitbreiding van je team: deze lijst helpt je professioneel en compliant te werk te gaan.
Voordat de werknemer begint
Vraag een loonheffingennummer aan (bij eerste medewerker)
Als je voor het eerst personeel aanneemt, moet je je bij de Belastingdienst registreren als werkgever. Je krijgt dan een loonheffingennummer waarmee je aangifte loonheffingen kunt doen. Houd rekening met een wachttijd van zo’n zes weken, dus regel dit ruim op tijd via het formulier ‘Aanmelding werkgever loonheffingen’.
Stel een actuele arbeidsovereenkomst op
Arbeidsrecht wijzigt bijna jaarlijks. Zorg dat je arbeidscontract voldoet aan de geldende wet- en regelgeving, en stem het af op eventuele cao’s. Beschrijf in elk geval:
- Soort dienstverband
- Salaris en arbeidsduur
- Proeftijd en opzegtermijn
- Verlof- en overwerkregelingen
- Eventuele concurrentie- en relatiebedingen
Laat de arbeidsovereenkomst vóór de eerste werkdag ondertekend retour komen. Overweeg gebruik van digitale ondertekening (bijvoorbeeld via Signhost of DocuSign).
Vraag een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aan
In sommige sectoren verplicht, in andere wenselijk. Bij functies met verantwoordelijkheid, toegang tot vertrouwelijke gegevens of financiële middelen is een VOG een belangrijke waarborg.
Laat de werknemer een loonbelastingverklaring invullen
Dit gebeurt via het formulier ‘Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen’. Hierop geeft de werknemer aan of hij loonheffingskorting wil toepassen en vermeldt hij zijn BSN, geboortedatum en adres. Bewaar dit formulier in het personeelsdossier.
Maak een kopie van een geldig ID
Vóór de eerste werkdag moet je een kopie maken van een geldig identiteitsbewijs (paspoort of ID-kaart, géén rijbewijs). Dit is wettelijk verplicht en noodzakelijk bij loonadministratie. Zorg dat de kopie volledig, leesbaar en veilig opgeslagen is.
Controleer op nevenwerkzaamheden of concurrentiebeding
Bespreek eventuele nevenactiviteiten of beperkingen uit een eerder dienstverband, zoals een actief concurrentie- of relatiebeding.
Zorg dat bedrijfseigendommen klaarstaan
Regel vóór de eerste werkdag de uitgifte van bedrijfsmiddelen zoals laptop, telefoon, toegangspas, werkkleding, sleutels of een bedrijfsauto. Laat de werknemer een ontvangstverklaring tekenen waarin staat dat de middelen in goede staat worden overhandigd en bij uitdiensttreding worden ingeleverd.
Activeer IT-accounts en toegangssystemen
Voorkom frustratie op de eerste werkdag door ruim op tijd de juiste toegangen te regelen. Denk aan:
- E-mailadres
- Toegang tot werkplekomgeving (Microsoft 365, Google Workspace, intranet)
- CRM-, HR- en boekhoudsystemen
- VPN of cloudplatform
Gebruik bij voorkeur een Active Directory of vergelijkbaar systeem voor gebruikersbeheer.
Meld aan bij pensioenfonds
Als je onder een verplicht gesteld bedrijfstakpensioenfonds valt, zoals Zorg & Welzijn, Horeca of Bouw, moet je je werknemer uiterlijk op de eerste werkdag aanmelden. Vergeet niet om dit schriftelijk te bevestigen richting de werknemer.
Controleer of er sprake is van wachttijd of drempelperiode.
Werk FTE-aanpassing door bij de Kamer van Koophandel
De KvK vraagt bij personeelsuitbreiding een update van het aantal fte’s dat binnen je onderneming actief is. Houd dit actueel – het wordt onder andere gebruikt door pensioenfondsen, Belastingdienst en statistiekbureaus.
Meld je aan bij een arbodienst
Sluit een contract af met een gecertificeerde arbodienst voor ziektebegeleiding en re-integratie. Je bent wettelijk verplicht een basiscontract met een arbodienst te hebben.
Voer een risico-inventarisatie & -evaluatie (RI&E) uit
Vanaf je eerste medewerker ben je verplicht een RI&E op te stellen. Hierin worden gezondheids- en veiligheidsrisico’s in kaart gebracht. Wijs ook een preventiemedewerker aan binnen het team (dit mag in kleine organisaties ook de ondernemer zelf zijn).
Op de eerste werkdag
Geef een warme en gestructureerde ontvangst
Een goede eerste indruk telt. Zorg voor een introductieprogramma waarin je de medewerker verwelkomt, voorstelt aan collega’s, rondleidt en uitlegt hoe systemen en procedures werken.
Bespreek gedragscodes, reglementen en afspraken
Licht het personeelsreglement toe, inclusief omgangsvormen, vertrouwenspersoon, meldprocedures bij integriteitsschendingen, ziekteverzuim en werktijden.
Geef uitleg over arbeidsvoorwaarden
Leg secundaire arbeidsvoorwaarden uit: reiskostenvergoeding, opleidingsbudget, thuiswerkregeling, pensioenregeling, enz. Dit voorkomt verwarring of ontevredenheid.
In de eerste maand
Plan een proeftijdgesprek
Bespreek na twee à drie weken hoe de start is verlopen. Vraag naar ervaringen, knelpunten en eerste successen. Het geeft je tijdig inzicht in of de match wederzijds bevalt.
Verwerk medewerker in je salarisadministratie
Of je dit nu zelf doet of via een externe salarisverwerker, zorg voor correcte verwerking van:
- Salaris
- Vakantiegeld
- Loonheffingen en afdrachten
- Pensioenpremies
Let ook op eventuele premiekortingen of subsidies (zoals Loonkostenvoordeel – LKV). Deze moet je vaak al binnen drie maanden aanvragen via het UWV.
Richt een AVG-proof personeelsdossier in
Zorg voor veilige opslag van alle personeelsdocumenten: contract, ID, loonbelastingverklaring, diploma’s, gespreksverslagen, verlofaanvragen en eventuele waarschuwingen. Werk met een beveiligd systeem (HR-software of versleutelde cloudmap).
Strategische en structurele zaken
Beoordeel of loonkostensubsidies mogelijk zijn
Bij bepaalde doelgroepen (zoals jongeren, ouderen of mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt) kun je gebruikmaken van premiekortingen of subsidieprogramma’s. Voorbeelden:
- LKV (Loonkostenvoordeel)
- Praktijkleren
Check dit tijdig: aanvraagtermijnen zijn vaak kort.
Richt een opleidings- en ontwikkelplan in
Bied mogelijkheden voor persoonlijke groei en professionalisering. Denk aan een opleidingsbudget, mentortraject of ontwikkelgesprekken. Sommige cao’s verplichten zelfs scholing.
Regel beveiliging & toegang bij uitdiensttreding
Stel vooraf heldere procedures op voor het intrekken van toegang, inleveren van eigendommen en afsluiten van accounts bij uitdiensttreding.
Werk aan duurzame inzetbaarheid
Stimuleer werkgeluk en vitaliteit via periodieke evaluatie, gezondheidsbeleid en betrokkenheidsonderzoeken. Dit vermindert uitval en verhoogt retentie.
